Manajemen Pelatihan

Oleh : Bahrul ulum

Pelatihan dilaksanakan guna mengajarkan sejumlah pengetahuan, keterampilan dan sikap yang dibutuhkan anggota / kader penggerak suatu organisasi atau untuk peningkatan kemampuan dalam menjalankan aktivitas tertentu. Telah banyak metode pelatihan yang telah dikenal, antara lain program pelatihan di tempat kerja (On the job training), pelatihan di kelas, dan pelatihan vestibule (balai)—sejenis pelatihan dengan simulasi menggunakan peralatan dalam laboratory setting. Saat ini telah dikembangkan pula pelatihan di alam terbuka (outdoor) misalnya outbond management training, yaitu metode pelatihan di alam terbuka dengan penekanan pada pengembangan kemampuan di bidang manajemen organisasi dan pengembangan diri (personal development) yang disimulasikan melalui permainan-permainan yang secara langsung bisa dirasakan oleh peserta dengan tujuan untuk meningkatkan motivasi dan kepercayaan diri (personal development), berpikir kreatif (inovasi), rasa kebersamaan, saling percaya (trust) dll.

Setiap pengelola pelatihan tidak dapat menggantungkan keberhasilan pelatihan dari satu atau dua aspek saja, tetapi harus melihat secara komprehensif  semua faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan pelatihan tersebut. Salah satu aspek yang sangat penting tersebut adalah aspek manajemen, yaitu bagaimana sebuah pelatihan dikelola dan diarahkan pada pencapaian tujuan.

Manajemen Pelatihan

Manajemen pelatihan mencakup semua kegiatan yang secara langsung dimaksudkan untuk mencapai tujuan-tujuan pelatihan. Prosesnya terbagi kedalam 3 (tiga) tahapan, yaitu tahap perencanaan, tahap pelaksanaan serta tahap evaluasi dan tindak lanjut (follow up).

Pada tahap perencanaan, hal yang penting untuk diperhatikan adalah pembuatan desain pelatihan yang harus disesuaikan  dengan analisis kebutuhan pelatihan (Training Need analisis). Selain itu, langkah-langkah antisipatif  juga perlu dilakukan untuk mengantisipasi masalah-masalah yang tidak diduga seperti pembicara yang berhalangan hadir, peubahan jadwal acara, input peserta tidak cocok dsb. Prinsip yang harus dipegang dalam mempersiapkan langkah antisipatif  ini adalah Be Prepared Event The Worst.

Untuk penyusunan pelatihan umumnya melewati langkah-langkah sebagai berikut :

1. Identifikasi kebutuhan pelatihan
2. Penetapan tujuan dan sasaran pelatihan
3. Penetapan kriteria keberhasilan beserta alat ukurannya
4. Penetapan metode/desain pelatihan

Pada tahap pelaksanaan, prinsip yang harus dipegang adalah konsistensi (taat azas). Pelaksanaan sering tidak sesuai dengan perencanaan karena penerapan fleksibilitas yang berlebihan, sehingga pada tahapan ini kontrol dari Master of Training harus dilakukan secara intensif terhadap setiap komponen pendukung pelatihan.

Evaluasi dilakukan setelah semua proses pelatihan dilewati dengan menggunakan alat evaluasi yang disiapkan sebelumnya. Hasil evaluasi yang didapatkan akan digunakan sebagai acuan untuk pelaksanaan follow up yang akan dijalankan pasca pelatihan. Untuk itu perangkat evaluasi yang valid dibutuhkan untuk dapat mengukur dan memetakan kapasitas peserta, sehingga kegiatan follow up yang diberikan tepat dengan hasil yang dicapai oleh masing-masing peserta.

Untuk kriteria keberhasilan lazimnya digunakan empat kriteria evaluasi , yaitu :

1. Kriteria pendapat, yaitu kriteria yang didasarkan atas pendapat peserta pelatihan (melalui kuisioner) mengenai program pelatihan  yang tellah dilakukan.
2. Kriteria belajar, yang diperoleh melalui tes pengetahuan dan keterampilan
3. Kriteria prilaku, yang didapat dengan menggunakan tes keterampilan atau mengamati secara langsung perubahan  perilaku peserta.
4. Kriteria hasil, yang dihubungkan dengan hasil yang diperoleh pasca pelatihan

Proses sebuah pelatihan dapat digambarkan dalam tahapan seperti berikut :

Rincian tahapan perencanaan, pelaksanaan dan tindak lanjut (follow up) pelatihan

a. Tahap perencanaan

1. Persiapan yang dilakukan oleh penanggungjawab (pengurus)

• Rapat ditingkat pengurus/pimpinan penanggungjawab untuk penentuan rencana dan langkah pelaksanaan
• Menyampaikan informasi
• Menyiapkan tim instruktur/stering dan panitia pelaksana

1. Persiapan yang dilakukan tim stering/pemandu

• Menyusun rencana pengelolaan pelatihan
• Pengadaan pengelolaan
• Identifikasi calon peserta
• Penetapan jadwal
• Pembagian kerja (job description)

1. Persiapan yang dilakukan panitia pelaksana

• Penyediaan makalah dan kelengkapan forum
• Penyiapan fasilitas

4. Final check

b. Tahap Pelaksanaan

1. Pelaksanaan acara

• Mengupayakan urutan-urutan jadwal sesuai dengan rencana
• Jika tidak mungkin, maka materi dapat bergeser sepanjang urutan penyajiannya tetap logis (sesuai alur logika pelatihan)
• Bila pemateri tidak hadir, maka acara diisi oleh instruktur, olehnya instruktur harus senantiasa siap.

1. Pengelolaan dan pengembangan peserta pelatihan, baik secara kelompok atau individual
2. Evaluasi peserta, penceramah dan tim instruktur
3. Evaluasi pelaksanaan pelatihan

c. Tahap tindak lanjut (follow up)

1. Evaluasi tingkat keberhasilan peserta
2. Penugasan peserta/tugas pasca
3. Pertemuan berkala
4. Monitoring aktivitas peserta dan pengembangannya.

Contoh Program pelatihan yang didesain untuk menyiapkan atau meningkatkan kemampuan peserta dalam memfasilitasi suatu pelatihan (fasilitator) serta pengelolaannya.

PELATIHAN FASILITATOR (COACHING INSTRUKTUR) LPM PENALARAN

Mukadimah

Kaderisasi dalam suatu lembaga atau organisasi adalah keniscayaan. Dengan berjalannya proses kaderisasi maka suatu organisasi akan tetap eksis dan berkembang, sesuai dinamika internal dan eksternal organisasi tersebut. Dengan demikian, pengaderan atau bentuk kegiatan proses kaderisasi dalam bentuk pelatihan untuk perekrutan kader dan pengembangannya mutlak dilakukan dengan harapan terbentuk kader-kader atau penggerak organisasi yang memiliki sikap, pemikiran, pengetahuan, perilaku, dan kecakapan dalam mengemban visi dan misi organisasi. Di LPM penalaran proses kaderisasi tersebut meliputi kegatan LPKTI dan LKMM-TD.

Berhasilnya suatu pelatihan dipengaruhi banyak faktor, salah satunya adalah bagaimana desain pelatihan yang dikembangkan serta kemampuan pengelolanya (instruktur). Olehnya, perlu adanya komponen pendukung sistem pengaderan dalam hal mempersiapkan instruktur atau fasilitator sebagai pengelola dalam  pengaderan di LPM Penalaran.

Visi dan misi LPM Penalaran yang fokusnya penelitian menuntut pula adanya kader inti organisasi  yang senantiasa siap dan mampu mengelola pelatihan seperti LPKTIR , LPKTIG, Pelatihan motivator KIR dll. yang saat ini terus dikembangkan dalam rangka ppeingkatan kualitas sumber daya manusia.

Dengan latar pemikiran ini, LPM Penalaran UNM menghadirkan sebuah program pelatihan yang disebut : PELATIHAN FASILITATOR (COACHING INSTRUKTUR).

TUJUAN

Memenuhi kebutuhan LPM Penalaran akan tersedianya SDM yang siap serta mampu mengelola suatu pelatihan, baik dalam pengaderan internal LPM (LPKTI-LKMM-TD) maupun pelatihan yang sejalan dengan visi dan misi LPM (PKTIR, LPKTIG, Motivator KIR) dll.

PRINSIP

Coaching instruktur berprinsip pada penyiapan instruktur yang mempunyai tanggungjawab (amanah), mampu mengelola pelatihan serta memiliki integritas sebagai kader/anggota LPM penalaran UNM.

WAKTU DAN JADWAL

Pelatihan ini dirancang selama 22 jam efektif (2 hari) dengan 5 materi dan 3 simulasi.

METODE

ü  Classical teaching (kuliah)

ü  Diskusi dan tanya jawab

ü  Simulasi

ü  Dinamika kelompok

ü  Role playing, dll. sesuai kondisi

MATERI

No.	Materi	Pokok Bahasan
1.	Metode Pengaderan	–       3 (tiga) pendekatan dalam pendidikan –       Metode andragogi dan Paedagogi –       Metode2 memfasilitasi
2.	Kredibilitas Instruktur	–       Pengertian –       Syarat dan Tugas Instruktur –       Kepribadian Instruktur –       Tata cara pengelolaan –       Cara membina dan mengemb. Peserta.
3.	Komunikasi Efektif	–       Teori-teori komunikasi –       Penerapan komunikasi dalam pelatihan –       Ciri-ciri komunkasi efektif –       Cara menjadi komunikator yang efektif
4.	Psikologi remaja dan Metode Pendidikan / Pengajaran pada remaja	–       Pengertian –       Prinsip-prinsip pendidikan dan pengajaran –       Pendekatan/orientasi metode pengajaran –       Penetapan metode pengajaran dalam pelatihan/pengaderan
5.	Teknik Evaluasi dan Follow up Pelatihan	–       Pengertian –       Fungsi Evaluasi –       Sistem evaluasi (criteria, teknik, cara, penerapan dan aspek evaluasi). –       Follow up pelatihan
6.	Latihan Peran Instruktur	–       Latihan moderator / PS –       Latihan memerankan diri sbg MO –       Instruktur dalam menghadapi peserta indisipliner –       Simulasi / Permainan –       Paket lain dalam menunjang peningkatan mutu sikap, metode berfikir, pengetahuan,prilaku, motivasi,kreativitas dan kecakapan peserta.

ASPEK EVALUASI

• Aspek peserta: daya serap thd materi, sikap selama pelaksanaan, tingkat perkembangan,    kemampuan komunikasi, penampilan sbg instruktur.
• Pemateri : penguasaan materi, bobot dan ketepaten materi, penyajian
• SC : penampilan, penguasaan bahan, kepemimpinan, kemampuan komunikasi
• Pelaksanaan : Ketetapan jadwal, penyediaan sarana prasarana, panitia pelaksana